SharePoint

Mehr Effizienz in der Zusammenarbeit

In der Optimierung der digitalen Zusammenarbeit zwischen allen Mitarbeitenden, mit externen Freelancern sowie mit Kunden und Lieferanten, finden sich immer noch große Potenziale für die Prozessoptimierung und das Qualitätsmanagement. Mittelständische Unternehmen aller Branchen, die genau diese Chancen auf Savings bei gleichzeitiger Leistungssteigerung konsequent nutzen wollen, entscheiden sich deshalb auch für eine hoch leistungsfähige Kollaborations-Lösung wie SharePoint von Microsoft. 

Herausforderung

Kontrolle bei schnellstem Datenfluss

Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts, sie zu hüten, zu pflegen und zu teilen macht Sinn und Arbeit zugleich. Mit der zunehmenden Menge steigen die Anforderungen an unsere Kommunikation. Kopieren und Eintüten war gestern, heute werden Sekunde für Sekunden Millionen von Daten über alle möglichen Arten von Plattformen ausgetauscht. Optimierte Schnittstellen sorgen für einen maximal simplen Datenfluss. Darüber die Kontrolle zu behalten bei gleichzeitiger Nutzung der neuen Möglichkeiten ist eine der großen Herausforderungen unserer Zeit für alle jene, die für Unternehmen, Einrichtungen und Behörden verantwortlich sind.   

Lösung

Vielfältige Anwendungen

SharePoint ist eine Webanwendung von Microsoft, die unter anderem folgende Anwendungsgebiete abdeckt:

  • Zusammenarbeit, beispielsweise das Verwalten von Projekten oder die Koordination von Aufgaben
  • Soziale Netzwerke, beispielsweise über persönliche Webseiten, Team-Webseiten, Diskussionsgruppen und Blogs,
  • Intranetportale,
  • Content-Management über Dokumentenmanagement-Funktionen, Inhaltsverwaltung, Metadaten und benutzerangepasste Suchfunktionen,
  • Geschäftsanwendungen.

Nach Angaben von Microsoft wird SharePoint von 200.000 Unternehmen weltweit eingesetzt und hat mehr als 190 Millionen Nutzer.

Microsoft nennt sechs Funktionsbereiche von SharePoint:

  • Sites: Der Zugriff auf alle Funktionen des SharePoints mittels Webseiten, die individuell angepasst werden können;
  • Communities: Dazu gehört die Möglichkeit, persönliche Webseiten (mySites) einzurichten, sowie die Möglichkeit, soziale Medien wie Wikis, Diskussionsforen, Websites für Teams, Teamkalender einzurichten und zu nutzen.
  • Content: Die Möglichkeit, sowohl Dokumente im herkömmlichen Sinn als auch Inhalte aus sozialen Medien zu versionieren und Regeln zu deren Aufbewahrung und Lenkung einzurichten.
  • Search: Die Möglichkeit, nach Informationen innerhalb und außerhalb des SharePoints zu suchen, sowie die Möglichkeit, diese Suche individuell und unternehmensweit zu gestalten und zu optimieren.
  • Composites: Die Möglichkeit, SharePoint-Komponenten auf Webseiten frei zusammenzustellen, sowie die Möglichkeit, Microsoft-Office-Anwendungen und externe Anwendungen dort nahtlos einzubinden, zu visualisieren und mit ihnen aus dem SharePoint heraus zu arbeiten. Auch die Gestaltungsmöglichkeiten mittels SharePoint Designer und InfoPath zählt Microsoft zu diesem Funktionsbereich.
  • Insights: Die Möglichkeit, Unternehmensdaten aus unterschiedlichen Quellen zu aggregieren, auf Webseiten grafisch aufzubereiten und zur Nutzung freizugeben.

SharePoint ist eine Webanwendung, die eigenen Daten kann man in eine externe Cloud legen (sofern sie DSGVO-konform ist) oder auf den eigenen Webserver.

Nutzen

Ausgefeilte Anwendung auf der Höhe der Zeit

SharePoint ist auch ein anerkanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das für die automatische Versionierung von Dokumenten sorgt, auch registriert, wer wann daran gearbeitet hat.

Zudem verringert SharePoint durch eine hoch leistungsfähige Suchfunktion den Aufwand, die richtigen Dokumente zu finden. Das erfordert ein leicht zu erlernendes Tagging jedes Dokuments. Dabei werden jedem Datensatz Stichworte wie Kunden- oder Projektname und vieles andere mehr zugeordnet. Die Suche kann unterschiedlich sensibel eingestellt werden, kann nur die internen Daten durchsuchen, aber auch weitere Datenbanken oder das gesamte Internet.

Nicht zuletzt deckt SharePoint die neusten Anforderungen in Sachen Social Media ab. Und man kann sicher sein, dass sich Microsoft als weltgrößter Software-Konzern auch künftig bemüht, seine Kollaborationssoftware auf dem neusten Stand zu halten.

Aufwand

Die Kosten müssen sich rechnen

Die Einrichtung eines SharePoint-Systems ist höher als z. B. bei der Nextcloud. Deshalb empfehlen wir sie auch nur dort, wo 25 oder mehr Menschen gemeinsam an Dokumenten arbeiten oder wo besondere Anwendungen von anderen Programmen nicht einfacher erbracht werden können. Die Kosten der Software liegen im mittleren vierstelligen Bereich, die Einrichtung dauert je nach Komplexität fünf bis fünfundzwanzig Manntage. Dahinter stehen die Erarbeitung eines Lasten- und Pflichtenhefts, die Einrichtung sowie die Einweisung und ggf. Schulung der Nutzer.

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